MTG-samarbete om tjänst avslutas – Mariestad uppges ha agerat felaktigt

Töreboda och Gullspång har sagt upp ett avtal om en MTG-tjänst, då man anser att Mariestad nyttjat tjänsten för interna uppgifter inom den egna kommunen.

– Töreboda och Gullspångs kommuner tycker inte att detta är acceptabelt, uttrycks i ett brev till Mariestad.

Töreboda och Gullspångs kommuner har beslutat att sluta finansiera en gemensam MTG-tjänst som e-arkivarie, som varit anställd i Mariestads kommun. Skälet är att Mariestad under tre års tid ska ha använt den anställda till internt administrativt arbete för den egna kommunen, utöver uppgifterna kring e-arkivet.

Detta har framförts i ett brev till Mariestad undertecknat Ola Blomberg, kanslichef i Töreboda, och Marion Johansson, kanslichef i Gullspång. Enligt brevet har de båda kanslicheferna vid ett flertal tillfällen påpekat att Mariestads agerande inte är korrekt och att en förändring måste till om samarbetet ska kunna fortsätta.

Frågan diskuterades på ett möte i november förra året och då ska man enligt brevet ha varit överens om att felaktigheterna skulle rättas till och att man skulle mötas igen för att hitta en ny väg framåt för samarbetet.

I december meddelade istället Mariestads kommun att den gemensamt finansierade e-arkivarien till 40 procent skulle ha en helt annan arbetsuppgift, att jobba som nämndsekreterare i Mariestad.

Det tyckte inte Töreboda och Gullspång var acceptabelt, varför man valde att säga upp avtalet.

”Akut situation”

Malena Lundberg är administrativ chef i Mariestad sedan 1 oktober förra året. Hon har inte kännedom om hur man hanterat tjänsten tidigare, men bekräftar att man på mötet i november enades om att man inte kan fortsätta som förut, utan måste hitta ett nytt sätt.

– Sedan hamnade vi i en akut situation där vi var tvungna att lösa ett nämndsekreteraruppdrag, efter ett politiskt beslut att inrätta en ny äldre- och omsorgsnämnd. Då nödgades jag nyttja den personen till 40 procent, säger hon.

Hon nämner också att det stora projektet att införa e-arkiv för de tre kommunerna var klart och att det därför inte fanns lika mycket arbete för e-arkivarien.

Nu har den anställde sagt upp sig från tjänsten som e-arkivarie för att istället börja som nämndsekreterare i Mariestad på heltid. Därmed är tjänsten som e-arkivarie vakant.

Olika uppfattningar

Till tjänsten har Mariestad bidragit med 60 procent, Töreboda med 25 procent och Gullspång med 15 procent, enligt avtalet. Per Garenius, stabschef i Mariestad, menar att kommunen hade möjlighet att använda den delen av tjänsten som Mariestad betalar till andra uppgifter. Något som det alltså funnits olika uppfattningar om.

– Vi har inte sett det på samma sätt från början, det har pågått under rätt många år, säger han.

Marion Johansson, som började som kanslichef i Gullspång i augusti förra året , tror att det funnits otydligheter från flera håll kring uppdraget som e-arkivarie.

– Vi har sagt upp avtalet i nuvarande form, men vi är däremot överens om att inom kort mötas för att hitta nya former för samarbete kring e-arkiv som passar alla tre kommuner, säger hon.

Är det rimligt att Mariestad ersätter Töreboda och Gullspång för att man använt en gemensamt finansierad tjänst till uppgifter för den egna kommunen?

– Det är någonting vi får prata om när vi ses. Men jag tror inställningen från både Gullspång och Töreboda är att vi lägger det gamla bakom oss. Vi har så många samarbeten där vi får ge och ta, säger Marion Johansson.

E-arkiv har startats för alla tre kommuner, vars dokument- och ärendehantering kopplats till arkivet. Men det finns fortsatt fler handlingar som ska plockas in i e-arkivet och kommunerna är överens om att tjänsten som e-arkivarie behövs, i någon form.

Ett förslag som förts fram i brevet till Mariestad är att Töreboda alternativt Gullspång övertar rollen som anställande kommun av e-arkivarien. Det är en lösning som Per Garenius uttrycker att han är öppen för.

– Vi både tror och förutsätter att vi kan hitta samarbetsformer som alla är nöjda med. Det spelar ingen roll vilken av kommunerna som är värdkommun, men vi behöver ta ett nytt grepp om frågan, säger Ola Blomberg, kanslichef i Töreboda, som i övrigt inte vill kommentera oenigheten mellan kommunerna om e-arkivarietjänsten.